Η εισήγηση αναφέρει τα παρακάτω, με το κόστος να είναι σχεδόν 30.000 ευρώ, ενώ δεν είναι ξεκάθαρο αν θα υπάρξουν και παράπλευρα έξοδα για το Δήμο και κατ' επέκταση τους δημότες Πρέβεζας:

“Ο Δήμος Πρέβεζας αναγνωρίζοντας εγκαίρως ότι η χώρα μας έχει θέσει ως άξονα προτεραιότητας τον Ψηφιακό Μετασχηματισμό/ Διακυβέρνηση του Κράτους και της Δημόσιας Διοίκησης, ως μέσο για να επιλυθούν χρόνιες παθογένειες σε ό,τι αφορά στην εξυπηρέτηση των πολιτών και επιχειρήσεων από το Κράτος ή και για την εσωτερική λειτουργία του, δημιουργεί όλες εκείνες τις κατάλληλες προϋποθέσεις, ώστε οι κάτοικοι αλλά και οι επισκέπτες του Δήμου να απολαμβάνουν τις ευκολίες που παρέχει η σύγχρονη τεχνολογία.

Ειδικότερα ο Δήμος έχει ήδη προχωρήσει στη δημιουργία Ακαδημίας Ψηφιακών Δεξιοτήτων (πρώτη στην Ήπειρο) για την εξέλιξη του ως Smart City και με σκοπό την ανάπτυξη καλοκαιρινής κατασκήνωσης ψηφιακών δεξιοτήτων που θα φιλοξενεί παιδιά και νέους από όλη την Ελλάδα και το εξωτερικό.

Στο πλαίσιο αυτό, πριν την έναρξη της πανδημίας του Κορωνοιού, ο Δήμος είχε ανακοινώσει τη διοργάνωση του “ 1st Digital Beach Summit” με θεματολογία στοχευμένη στον Ψηφιακό Μετασχηματισμό σε Smart και Green άξονες το οποίο λόγω των έκτακτων μέτρων που λήφθηκαν για τον περιορισμό και τη διασπορά του Κορωνοιού δεν κατέστη εφικτό να υλοποιηθεί.

Μετά τη σταδιακή άρση των μέτρων προστασίας της Δημόσιας Υγείας και την επιστροφή στην κανονικότητα ο Δήμος προγραμματίζει τη διοργάνωση του εν λόγω Συνεδρίου στις 3 και 4 Σεπτεμβρίου 2021, στην παραλία Μονολίθι Πρέβεζας, η οποία έχει αναδειχθεί ως η ασφαλέστερη παραλία της Ευρώπης. Σε περίπτωση που για επιδημιολογικούς λόγους επιβληθεί από την Πολιτεία απαγόρευση Συνεδρίων με φυσική παρουσία, το συνέδριο θα μετατραπεί αυτόματα και καθ’ ολοκληρία σε διαδικτυακό.

Στόχος είναι να διοργανωθεί ένα Συνέδριο υψηλών προδιαγραφών, που θα εξελιχθεί σε θεσμό για τον ψηφιακό μετασχηματισμό και σημείο αναφοράς σε εθνικό επίπεδο και διεθνές επίπεδο, με φιλοδοξία να προσελκυσθούν στην περιοχή ειδικοί επιστήμονες, επαγγελματίες του είδους, προσωπικότητες κύρους αλλά και οι φίλοι της Ψηφιακής Τεχνολογίας.

Υψηλοί προσκεκλημένοι και ομιλητές από την Ελλάδα, την Ευρώπη και το εξωτερικό, καθώς και σημαντικές ελληνικές και πολυεθνικές εταιρείες του κόσμου της νέας εποχής της ψηφιακής μετάβασης στην 4η βιομηχανική επανάσταση, θα δώσουν το παρόν με κάθε τρόπο στις σημαντικές θεματικές ενότητες του συνεδρίου, στα works shops αλλά και με παρεμβάσεις και χαιρετισμούς, στην πρώτη του DIGITAL BEACH SUMMIT. Το εν λόγω πρώτο συνέδριο θα αποδώσει και αποτελέσει ένα μοναδικό summit ως προς το concept του αλλά και το ξεχωριστού κάλλους φυσικό περιβάλλον που θα λάβει χώρα, συνθέτουν με τη δυναμική της θεματικής τις προϋποθέσεις της διοργάνωσης ενός σημαντικού γεγονότος και έχει την προοπτική να αποτελέσει ένα επιτυχημένο θεσμό σε εθνικό και διεθνές επίπεδο.

H συγκεκριμένη Διοργάνωση του Συνεδρίου «1st Digital Beach Summit» τις 3 και 4 Σεπτεμβρίου 2021 στην Πρέβεζα αφορά :

Α. Διαχείριση του έργου (Project Management),

Β. Επί τόπου Διαχείριση του έργου (On Site Management) και

Γ. Στρατηγική Επικοινωνίας για το Συνέδριο.

Ειδικότερα :

Α. Η Διαχείριση του Έργου (Project Μanagement) αφορά όλες τις προπαρασκευαστικές ενέργειες μέχρι την υλοποίησή του Συνεδρίου και περιλαμβάνει:

• Σχεδιασμό Ταυτότητας Συνεδρίου

1. Αποστολή ηλεκτρονικής ταχυδρόμησης SAVE THE DATE

• Κατάρτιση καταλόγου καλεσμένων

• Σχεδιασμό ενοτήτων και θεωρητικού πλαισίου του προγράμματος

• Προτάσεις για την διοργάνωση του Συνεδρίου, (παράλληλες δράσεις, πρωτοβουλίες, συνεργασίες)

• Προτάσεις για ομιλητές

• Συμμετοχή σε συναντήσεις στελεχών του Δήμου με πιθανούςυποστηρικτές του Συνέδριου, ώστε να αναδειχθούν τα ανταποδοτικά πλεονεκτήματα

• Αποστολή προσκλήσεων σε ομιλητές και συμμετέχοντες και παρακολούθηση αλληλογραφίας

• Προετοιμασία επιστολής και χορηγικής πρότασης προς τους πιθανούς υποστηρικτές του συνεδρίου

• Επικοινωνία με επιβεβαιωμένους χορηγούς για την ικανοποίηση των ανταποδοτικών πλεονεκτημάτων στο συνέδριο

• Διαχείριση προετοιμασίας συνεδρίου

Το εκτιμώμενο κόστος των ως άνω υπηρεσιών ανέρχεται στο ποσό των δεκαεπτά χιλιάδων (17.000) ευρώ χωρίς Φ.Π.Α. ήτοι είκοσι μια χιλιάδες ογδόντα (21.080) ευρώ συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α. 24%.

Β. Η επί τόπου Διαχείριση του Έργου (Οn Site Management) αφορά τον χρόνο διεξαγωγής του Συνεδρίου και περιλαμβάνει:

• Διαχείριση παραγωγής κατά τη διάρκεια του συνεδρίου

• Διαχείριση προσέλευσης και διαμονής των συνέδρων στην Πρέβεζα

• Διαχείριση γευμάτων (seating) και μετακινήσεων

• Διαχείριση εκδρομών

1. Επιτήρηση ομαλής διεξαγωγής συνεδρίου και καθοδήγηση προσωπικού

1. Crisis management

• Επιμέλεια παραγωγής:

- Επικοινωνία με venue – set up αίθουσας

- Φροντίδα τήρησης υψηλών προδιαγραφών επισιτιστικών

- Φροντίδα ορθής κάλυψης οπτικοακουστικών και φωτισμού

- Φροντίδα ορθής τοποθέτησης σήμανσης/σκηνικού

- Φροντίδα επαρκούς κάλυψης μεταφραστικών υπηρεσιών

- Φροντίδα φωτογραφικής κάλυψης και βιντεοσκόπησης

- Οργάνωση υπηρεσιών φιλοξενίας για ξένους ομιλητές

- Υπηρεσίες ταξιθεσίας κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης

- Επιμέλεια προϋπολογισμού του Συνεδρίου

Το εκτιμώμενο κόστος των ως άνω υπηρεσιών ανέρχεται στο ποσό των τεσσάρων χιλιάδων εκατό (4.100) ευρώ χωρίς Φ.Π.Α. ήτοι πέντε χιλιάδες ογδόντα τέσσερα (5.084) ευρώ συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α. 24%.

Γ. Η Στρατηγική Επικοινωνίας περιλαμβάνει την εκπόνηση πλάνου επικοινωνίας για την προβολή του Συνεδρίου και συνεργασία με το Γραφείο Τύπου. Το πλάνο επικοινωνίας και η προβολή του Συνεδρίου θα καταλαμβάνει το χρονικό διάστημα πριν τη διεξαγωγή του, το χρόνο της διεξαγωγής του όσο και το χρόνο μετά τη διεξαγωγή του, προκειμένου να επιτευχθεί ο στόχος του Δήμου για την αναγνωρισιμότητα του Συνεδρίου.

Το εκτιμώμενο κόστος των ως άνω υπηρεσιών ανέρχεται στο ποσό των τριών χιλιάδων (3.000) ευρώ χωρίς Φ.Π.Α. ήτοι τρία επτακόσια είκοσι (3.720) ευρώ συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α. 24%.

Λαμβάνοντας υπόψη όλα τα ανωτέρω:

Εισηγούμαστε

Α. Την εξειδίκευση της δαπάνης για τις Υπηρεσίες διοργάνωσης του Συνεδρίου «1st Digital Beach Summit» στην Πρέβεζα τις 3 και 4 Σεπτεμβρίου 2021, συνολικού κόστους 24.100,00€ πλέον ΦΠΑ 24% ήτοι συνολικό ποσό 29.884,00 € συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ, σε βάρος του ΚΑ 02.00.6441 «Συμμετοχές σε συνέδρια συναντήσεις και διαλέξεις» του προϋπολογισμού του οικονομικού έτους 2021.

Β. Την εξουσιοδότηση στον Δήμαρχο Πρέβεζας κ.Νικόλαο Γεωργάκο, για την υπογραφή των απαραίτητων εγγράφων και συμφωνητικών”.

Από τα παραπάνω προκύπτουν ερωτηματικά:

Είναι δυνατόν μία οποιαδήποτε σοβαρή εταιρεία να προετοιμάσει όλα τα παραπάνω μέσα σε ένα μήνα από τη στιγμή που θα αναλάβει το έργο, αν δεν έχει λάβει προφορική διαβεβαίωση ότι θα είναι εκείνη που θα αναλάβει να το διεκπεραιώσει;

Έχει γίνει προφορικά η ανάθεση και η εταιρεία έχει ήδη προετοιμάσει τα πάντα;

Αν πάρει αρνητική απόφαση η οικονομική (εκεί ο Δήμαρχος έχει βέβαια την πλειοψηφία με το νόμο Θεοδωρικάκου, οπότε δεν "κινδυνεύει" να μην ψηφιστεί κάποια εισήγησή του); 

Για ποιο λόγο η οικονομική επιτροπή του Δήμου Πρέβεζας, με εισήγηση του Δημάρχου, ενέκρινε την αύξηση του κωδικού “Συμμετοχές σε συνέδρια συναντήσεις και διαλέξεις” στον προϋπολογισμό στις 23 Ιουνίου 2021 (δείτε ΕΔΩ), από 2.000 ευρώ σε 35.000 ευρώ αν δεν γνώριζε πόσο ακριβώς θα είναι το κόστος;

Η ΚΕΔΕ ενέκρινε χρηματοδότηση ύψους 2.000 ευρώ στη συνεδρίαση της 21ης Ιουλίου; Αυτά τα χρήματα και τα λεφτά από άλλες χορηγίες πού θα αποτυπωθούν και ποιος θα τα διαχειριστεί;

Το ποσό των 5.000 ευρώ είναι επαρκές για την κάλυψη του κόστους των διανομών, των φαγητών κ.α. Ή αυτά θα αποτελέσουν extra κόστος;

Θα υπάρχει εξειδίκευση των χρημάτων σε ντόπιους επαγγελματίες;

Όλα τα παραπάνω λογικά θα απαντηθούν στη συνεδρίαση...